Köpa eller hyra kontor

Ska vi hyra kontorslokal eller är det smartare att köpa? Det är en ganska vanlig fråga bland företag. Frågan blir särskilt aktuell om företaget behöver lite större lokaler eller har behov av att utforma kontoret på ett visst sätt. Det finns argument både för och emot att hyra respektive köpa. Vi ska titta på några av de viktigaste.

Olika slags risk

Det finns risker oavsett om företaget väljer att hyra eller att köpa sina kontorslokaler. När företaget hyr kan hyresvärden höja hyran efter att kontraktet löpt ut. Alternativt kan hyran höjas redan under kontraktstiden enligt de villkor som anges i kontraktet.

Risken för höjda hyror finns givetvis inte när företaget själv äger kontoret. Däremot kan marknadsvärdet sjunka. Även om företaget inte tänker sälja fastigheten och realisera förlusten kan den sänkta värderingen påverka lånet negativt. Banken kan välja att höja räntan på lånet allteftersom värdet sjunker för att kompensera för den höjda risken. I värsta fall kan banken kräva att en del av lånet amorteras.

Riksbankens räntehöjningar utgör en annan riskfaktor när företaget väljer att köpa istället för att hyra. I dagsläget är marknadsräntorna mycket låga i Sverige men vi vet inte vad som händer med dem på sikt.

Vad är egentligen mest flexibelt?

De flesta svarar nog spontant att det är mer flexibelt att hyra kontorslokaler än att köpa. Man glömmer dock lätt bort att hyresavtalet kan ha en lång kontraktstid och att det kan bli dyrt att säga upp avtalet i förtid. När företaget äger lokalerna kan det fatta ett snabbt beslut att sälja. Hur snabbt lokalerna kan bli sålda beror på marknadsläget. I vissa lägen kan det nästan vara omöjligt att få en lokal såld och i sådana fall är det alltså inte mer flexibelt att äga än att hyra.

Om det är maximal flexibilitet man är ute efter kan co-working vara ett alternativ till att hyra eller köpa. Fondanalys uppmärksammade nyligen att det börsnoterade Castellum köper United Spaces, ett crowdfundat co-workingbolag för 200 miljoner kronor. Det ger en indikation om att co-working som fenomen inte är en fluga utan är här för att stanna. En nackdel med co-working är att det finns en övre gräns på hur stort företaget kan vara innan det blir för stort för att få plats. Co-working passar bäst för små företag.

Vad händer om lokalerna blir för stora? Om företaget äger lokalerna är det lätt att hyra ut en del av lokalerna i andra hand. Det går också bra att hyra ut lokalerna för att uppnå synergieffekter, till exempel genom att dela utrymme med en viktig underleverantör. När företaget hyr lokalerna är det däremot inte säkert att hyresvärden går med på att lokalerna hyrs ut i andra hand.

Något som talar för att köpa lokalerna är att företaget när som helst kan bygga om dem. När lokalerna hyrs måste hyresvärden gå med på en ombyggnation. Även om ni får grönt ljus från hyresvärden är det frågan om det är värt att lägga pengar på att bygga om ett kontor som företaget inte äger.

Olika slags beskattning

Ur ett skatteperspektiv är det stor skillnad mellan att hyra och köpa en lokal. När företaget hyr en lokal räknas det som en ren utgift. Om företaget istället äger lokalen måste hänsyn tas till eventuell värdeökning eller värdeminskning och avskrivning. Det må vara enklare att redovisa en vanlig utgift, men det krävs samtidigt ingen större insats för att bokföra fastighetsägandet på ett korrekt sätt.

Bundet kapital

Ett argument för att hyra en kontorslokal istället för att köpa den är att man inte binder något kapital i lokalen. Nu är det förstås sällan ett företag köper kontorslokaler utan att teckna ett företagslån, åtminstone för en del av kostnaden. Likväl uppstår det alltid andra kostnader i samband med köp av lokal, vilka belastar balansräkningen. Vidare kan företagets kreditvärdighet påverkas negativt genom att skuldsättningsgraden ökar. Det kan då bli svårare att få nya lån framöver och företaget kan få betala en högre ränta på framtida lån.

Ska man hyra eller köpa en kontorslokal?

Vad som är bäst – att köpa eller hyra företagets kontorslokaler är sammanfattningsvis inte helt lätt att svara på. Det beror på flera faktorer. Ett företag som vill ha enklast möjliga lösning, med så lite administration som möjligt och med minst inverkan på kassaflödet kan med fördel hyra lokalerna. Om företaget har ett starkt kassaflöde och god kreditvärdighet samtidigt som det värdesätter full flexibilitet och kontroll, ja då kan ett köp av kontorslokaler kanske vara det smartaste valet.

Även tidshorisonten spelar roll. Ett snabbt växande bolag är troligtvis inte villigt att binda upp sig på en viss kontorsyta under en längre tid. Då kan det vara lämpligare att hyra. Ett mer moget bolag kan däremot lättare överblicka behoven de kommande åren. Då kan det kännas mer motiverat med ett köp.